Privatlivspolitik

 

Privatlivspolitik                                                                                                               Den 25. april 2018

Garderforeningen i Københavns dataansvar

Garderforeningen i København indsamler, opbevarer og anvender (behandler) personoplysninger for alle foreningens medlemmer.

Garderforeningen i København har med henblik på behandling af personoplysninger udarbejdet denne privatlivspolitik, der kort redegør for, hvordan personoplysninger behandles.

Gennemgående for foreningens databehandling er, at der kun behandles personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Der behandles således kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål for foreningen.

Kontaktoplysninger på den dataansvarlige

Garderforeningen i København er dataansvarlig, og den sikrer, at ethvert medlems personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.

Kontaktoplysninger til Garderforeningen i København er:

Kontaktperson:                 Kasserer og registrator Niels M. Knudsen
Adresse:                           Fælleddiget 37, 2300 København S
Telefonnr.:                        42 54 09 06
Mail:                                 kasserer@garderforeningen.dk
Hjemmeside:                     www.garderforeningen.dk

Behandling af personoplysninger

Garderforeningen i København behandler følgende personoplysninger:

  • Medlemsoplysninger:
  • Almindelige personoplysninger:
    • Navn
    • Adresse
    • Telefonnummer
    • E-mailadresse
    • Fødselsdato
    • Årgang
    • Indmeldelsesdato

 

  • Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:
    • CPR-nummer såfremt et medlem skal godkendes på en SKV-ansøgning i forhold til våbenloven.
    • CPR-nummer samt bankkontonummer i forbindelse med foreningens tilmelding af medlemmer til PBS.

 

Personoplysninger indsamles fra

Personoplysninger tilgår fra medlemmet ved indmeldelse.

Supplerende oplysninger kan tilgå fra medlemmet f.eks. via hjemmesidens kontakt- og tilmeldingsformular, e-mail, telefon eller ved personlig henvendelse.

Ved betaling med MobilePay modtages det navn og evt. billede, afsenderen har registreret sig med, de sidste 4 cifre i telefonnummeret, beløbets størrelse og dato for overførslen.

Herudover sker der en udveksling mellem De Danske Garderforeningers Sekretariat, idet indmeldelse kan ske ad denne vej, eller idet personoplysninger tilrettes gennem et medlems henvendelse til Sekretariatet.

 

Foreningens formål med behandling af personoplysninger

Garderforeningen i København behandler personoplysninger til bestemte formål, når foreningen har en lovlig grund.

Lovlige grunde til behandling er særligt:

  • Foreningens berettigede (legitime) interesser i at behandle personoplysninger, såsom muligheden for at kontakte medlemmet, beregning af anciennitet i forhold til tildeling af hæderstegn, opkrævning af kontingent og så videre.
  • Vedligeholdelse af De Danske Garderforeningers samlede medlemsregister samt oversigt over bestyrelsens sammensætning.

 

Formålene:

  • Formål med behandling af medlemsoplysninger:
  • Foreningens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning
  • Som led i foreningens aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning
  • Opfyldelse af lovkrav, herunder folkeoplysningsloven
  • Administration af medlemmets relation til foreningen

 

  • Formål med behandling af oplysninger på bestyrelsen:
  • Give mulighed for De Danske Garderforeninger at kontakte bestyrelsesmedlemmer ved behov herfor

Behandling af personoplysninger ud fra legitime interesser

Ethvert medlems personoplysninger/medlemsoplysninger behandles alene på baggrund af berettigede (legitime) interesser som:

  • Udøvelse af aktivitet, herunder udfærdigelse af deltagerlister, adgangslister, interne resultatlister m.v.
  • Håndtering af medlemsrettigheder i henhold til foreningens vedtægter, herunder i forhold til generalforsamling.
  • Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v.
  • Afholdelse af sociale arrangementer, sportslige aktiviteter samt andre aktiviteter.
  • Brug af situationsbilleder taget i foreningen, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i foreningen
  • Videregivelse af almindelige personoplysninger til De Danske Garderforeninger i relevant og nødvendigt omfang.
  • Da foreningen for hvad angår skydning er medlem af DGI, sker der videregivelse af oplysninger om ledere til disse, for herigennem at kunne modtage information og aktivitets- og kursustilbud herfra.
  • Af praktiske, administrative og historisk hensyn opbevares almindelige medlemsoplysninger efter et medlems udmeldelse.

 

Samtykke

Ved indmeldelse i Garderforeningen i København gives samtidig samtykke til foreningens indhentning, opbevaring og anvendelse af medlemmets personoplysninger, samt udveksling af tilsvarende mellem Garderforeningen i København og De Danske Garderforeningers Sekretariat.

Såfremt der ved indmeldelsen oplyses CPR-nummer og kontonummer, gives der samtykke til, at Garderforeningen i København kan tilmelde medlemmet til PBS.

Videregivelse af personoplysninger

Garderforeningen i København videregiver ved indmeldelse eller rettelser til et medlems personoplysninger disse til De Danske Garderforeningers Sekretariat med henblik på ajourføring af det samlede medlemsregister.

I forbindelse med Garderforeningen i Københavns deltagelse i De Danske Garderforeningers landsdækkende idrætsaktivitet sker der videregivelse af oplysninger om deltagelse og resultater til De Danske Garderforeninger.

Der sker videregivelse af oplysninger om bestyrelsers sammensætning til De Danske Garderforeningers Sekretariat.

Garderforeningen i København videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring eller lignende.

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger

Garderforeningen i København opbevarer personoplysninger så længe medlemskab af foreningen eksisterer.

Ved udmeldelse vil almindelge personoplysninger kunne opbevares af praktiske og administrative hensyn i op til 3 år efter kalenderåret for udmeldelse af foreningen

Almindelige personoplysninger opbevares dog så længe, de har historisk værdi.

CPR-nummer og bankkontooplysninger, anvendt ved tilmelding af medlemmet til PBS, slettes umiddelbart efter, at tilmelding er foretaget.

Medlemmets rettigheder

Ethvert medlem har en række rettigheder efter persondataforordninger Disse er:

  • Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
  • Retten til indsigt i egne personoplysninger
  • Retten til berigtigelse
  • Retten til sletning
  • Retten til begrænsning af behandling
  • Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
  • Retten til indsigelse

Ethvert medlem kan gøre brug af disse rettigheder, herunder gøre indsigelse mod Garderforeningen i Københavns behandling, ved henvendelse til foreningens bestyrelse. Kontaktoplysninger findes øverst.

Ved et medlems henvendelse med en anmodning om at få rettet eller slettet personoplysninger, vurderes om betingelserne herfor er opfyldt, og gennemføres i så fald så hurtigt som muligt.

Et medlem kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.

Revidering af privatlivspolitikken

Garderforeningen i København forbeholder sig retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på foreningens hjemmeside. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.

Privatlivspolitikken er vedtaget på bestyrelsesmøde den 23/5 2018.